Blog Karin Doms: Ruimte voor witte vlekken in de boardroom

Vorige maand zouden we ons PIT lustrumfestival hebben. In de aanloop hiernaartoe besloten we echter om dit festival te cancellen. We hadden ons er zo op verheugd!

Cancellen bleek een spannende stap. Veel energie was gaan zitten in de voorbereiding: we hadden leuke sprekers gevonden, een mooie locatie ontdekt, een verfrissende programma-opzet gemaakt, verwachtingen gewekt bij anderen maar ook bij onszelf. De verleiding was groot om door te gaan en er maar een andere bijeenkomst van te maken. Aan den lijve ondervonden we hoe moeilijk het is om iets te stoppen waar je veel – energie- aan hebt gegeven. Toch zijn we gestopt, met pijn in ons hart maar me volle overtuiging.

Nu, in de reflectie, denk ik dat we een typisch ‘fyra- dillemma’ hadden, zoals beschreven in ons boek “De Zwarte Doos van de Boardroom”.

Stoppen- killing your darlings- is echt heel moeilijk. Dat gaat recht tegen het gevoel in: je wilt doorgaan, overwinnen, goed nieuws brengen, continuïteit bieden. Het is moeilijk om toe te geven dat het niet lukt.

Zo vanzelfsprekend als we in de vastgoedwereld spreken van sloop/nieuwbouw -je moet tenslotte eerst vrije ruimte creëren om nieuwe woningen te kunnen bouwen- zo zeldzaam is deze gedachte als het om organisaties gaat. Dat is eigenlijk best gek. Altijd zoeken we in onze bestaande instituties naar vernieuwing, maar vaak zonder dat we bereid zijn of in staat zijn om ruimte vrij te maken, om iets af te breken, te slopen. Instituten en projecten blijven doorgaan, worden moeizaam stopgezet of opgeheven. En als iets wordt stopgezet, dan ontstaat existentiële stress. Zo hoorde ik over een vriend die dertig jaar bij een Productschap werkte. Toen deze organisatie in 2014 werd opgeheven worstelde hij lang met de vraag wat zijn inzet al die jaren had betekend? Zo hard gewerkt aan wat maatschappelijk belangrijk leek, en ineens valt het weg.

In de boardroom zit de focus vooral op het formuleren van nieuwe plannen: wat gaan we doen en wat willen we bereiken. We zitten in de cadans van lopende en nieuwe plannen. Daar is ook de beleidscyclus op afgestemd met de eigen verantwoordingsinformatie. Als er nieuwe ontwikkelingen zijn, dan worden deze vertaald naar nieuwe indicatoren (kpi’s) in de managementrapportage. We zien echter zelden dat deze kpi’s weer geschrapt worden als ze minder relevant zijn geworden. Een commissaris uit ons PIT-netwerk noemde laatst het voorbeeld van de huisvesting van asielzoekers, dit was een periode heel actueel en nijpend, maar nu veel minder. Toch blijven we de data hierover monitoren. Onze verantwoordingssystemen worden daardoor steeds uitgebreider en complexer. Het is ook een verzuchting die ik regelmatig van commissarissen hoor in de PIT-(intervisie)groepen: “De RvC-agenda is zo volgepropt, dat we nauwelijks toekomen aan het gesprek over de wezenlijke kwesties die zich niet laten presenteren als eenduidig agendapunt of beslisdocument.” We worden bedolven onder data en informatie, maar zijn we in de boardroom nog in staat om de witte vlekken te zien?

Eén van mijn meditatieleraren formuleerde het ooit zo: “We lijken wel human doings geworden in plaats van human beings.” Binnen de boardroom zien we dat ook. Het gaat vooral over doen; starten, gas geven, koers houden, risico’s inschatten, oplossingen bedenken. Veel minder aandacht is er voor reflectie; reflectie op wat geweest is, wat niet goed werkt, wat mislukt, wat niet meer relevant is, wat niet meer passend is. We besturen in de waan van permanente vernieuwing. Weinig tijd nemen we om stil te staan en besef te krijgen van het nu. De vraag naar ‘stoppen met projecten, initiatieven, instituties’ komt dan ook bijna niet ter tafel. Daarmee blijft er een gebrek aan vrije ruimte voor echte vernieuwing, vernieuwing die soms komt door juist niets te doen, door het even niet te weten.

Innovatie in toezicht vraagt naar mijn idee veel meer ruimte en lef om te stoppen met eigen projecten en instituties, het lef om niet te weten en vooral, om de vrije ruimte die daaruit ontstaat niet direct in te vullen. Dat levert in eerste instantie ongemak op en kost pijn, maar geeft uiteindelijk ruimte voor witte vlekken in de boardroom, ruimte dus om vrij en helder te kijken naar wat –echt- van belang is.

Zoals zo mooi verwoord in het gedicht is stoppen misschien wel een nieuwe vorm van doorgaan. Dat geldt ook voor PIT. Wij stoppen, om door te kunnen gaan. Vanuit die gedachte neem ik mij voor om als voorzitter van PIT in de komende periode minder zelf (in) te vullen en meer witte vlekken open te laten, zodat PIT een lege piste kan zijn voor de partners om te experimenteren.

Wie neemt de uitnodiging aan?

Blog is eerder gepubliceerd op www.toezichtmetpit.nl

Karin – Doms is de D van WenD: Direct, Daadkrachtig, Doorgronden en Doorontwikkelen.