Vijf jaar intervisie en inspiratie met commissarissen van VTW

Laatst mocht Karin Doms als spreker bij het VTW-ledencongres een lezing verzorgen over de ervaringen van vijf jaar inspiratiegroepen met commissarissen van woningcorporaties.

Als toezichthouder bij diverse organisaties en als medeoprichter van PIT, Platform Innovatie in Toezicht maak ik me al een aantal jaren sterk voor een verandering in de huidige bestuurscultuur. Op verschillende manieren probeer ik (en mijn mede-PITters) een verandering teweeg te brengen in de taakopvatting van de toezichthouder, van kennis naar inzicht. Achteraf is het vaak zo gemakkelijk praten. “Hoe heeft het zo mis kunnen gaan? Waarom heeft de raad van commissarissen niet ingegrepen?” Dat lezen we vaak bij de reconstructie van een nieuw bestuurlijk drama. Maar voor een individuele commissaris is het niet altijd gemakkelijk om tijdig te zien wanneer het mis dreigt te gaan. Wat is het moment om in te grijpen? En hoe doe je dat in een situatie dat je misschien wel de enige bent met twijfels? Dan gaat het niet meer om de statuten, de reglementen en de codes. Maar dan komt het aan op karakter, op vaardigheden en op persoonlijke moed.
Een van de middelen die ik inzet om juist deze aspecten professioneel beter bespreekbaar te maken zijn de zogenoemde PIT inspiratiesessies. Daarin delen toezichthouders hun persoonlijke boardroom-dilemma’s met elkaar en gaan we op constructieve manier aan de slag om deze te ontrafelen, te duiden en vervolgens met meer inzicht over het ‘waarom’ van een vraag weer met een frisse kijk naar de eigen raad terug te keren.
In samenwerking met VTW verzorg ik nu vijf jaar lang deze sessies met inmiddels meer dan twintig groepen door heel het land. Meer dan 100 commissarissen van woningcorporaties deelden met mij en met elkaar hun boardroom-dilemma’s. Het VTW ledencongres van 2016 was een mooi moment om de balans op te maken van de top vijf van boardroomdilemma’s die de afgelopen jaren de revue zijn gepasseerd.

1. Dilemma’s rondom fusievraagstukken
Het dilemma is dan vaak hoe je als commissaris kritisch in je rol kunt blijven, juist als er sprake is van veel, vaak tegenstrijdige en soms ook niet uitgesproken belangen die spelen tijdens (het onderzoek naar) een fusie. Ik kom veel dilemma’s tegen van commissarissen die worstelen met de soms impliciete vanzelfsprekendheden in zo’n proces en met de ‘stoelendans’ die onbedoeld toch kan ontstaan als gevolg van het verdelen van de bestuurlijke zetels in de nieuwe organisatie.

2. Een dominante (RvC- of RvB-)voorzitter
Hoe kan je als nieuwe commissaris effectief een frisse blik binnenbrengen in een situatie waar veel zaken onder het tapijt blijven en/of tegenspraak nauwelijks wordt geduld? Dit dilemma ben ik in de afgelopen jaren vaak tegengekomen in verschillende varianten. Het is voor een nieuweling in de raad lang niet altijd gemakkelijk om de zo gewenste frisse blik effectief in te brengen, dat vraagt om een cultuur en een vergaderorde waarin ruimte en respect is voor verschil(makers).

3. Werving en opvolging
Hierbij is de vraag vaak: hoe herken ik de houdbaarheidsdatum van de bestuurder/commissaris en hoe ga ik effectief om met de overgang naar een nieuwe bestuurder of naar nieuwe leden van de raad van commissarissen? Zoals ook al bleek uit het onderzoek van PIT naar boardroom dynamics en aansprakelijkheid vinden commissarissen het vaak lastig om het matig functioneren van een bestuurder of van een collega in de raad goed bespreekbaar te maken. Vaak hoor ik in de inspiratiegroepen dilemma’s die hiermee te maken hebben.

4. Aanspreekbaarheid
Afwegingen rondom de vraag hoe je als commissaris verbonden blijft met de (interne en externe) stakeholders zonder verwachtingen te wekken of op de stoel van de bestuurder te gaan zitten, vormen een steeds prominenter vraagstuk voor commissarissen bij woningcorporaties. Met de invoering van de nieuwe Woningwet en de aangepaste governancecode wordt van raden van commissarissen een expliciete opvatting verwacht over het aangaan van de dialoog met stakeholders van de organisatie. Hoe ver wil je daarin gaan?

5. Externe regeldruk:
Hoe kan je als commissaris je eigen verantwoordelijkheid nemen en vanuit (klant)waarden toezien terwijl je bestookt wordt met extra regelgeving? Vooral in dit laatste jaar worden veel boardroom-dilemma’s gedeeld die te maken hebben met de rol van het externe toezicht in de sector. (Hoe) kunnen we met de nieuwe Woningwet onze rol als intern toezichthouder nog betekenisvol invullen? Is de Fit-and-Proper-toets een geschikt instrument om diversiteit en verfrissing aan te trekken?

Bonus: een ‘luxedilemma’…
Iedereen met enige ervaring met toezicht in de woningsector heeft waarschijnlijk wel met een of meer van deze dilemma’s te maken gehad. In de inspiratiesessies bieden we geen kant-en-klare oplossingen, maar werken we aan de vaardigheden van de commissaris om de dilemma’s te herkennen, te benoemen en op een constructieve manier bespreekbaar te maken.
Gelukkig zijn steeds meer commissarissen van woningcorporaties zich bewust van hun rol en wordt het uitwisselen van de meer persoonlijke boardroom-dilemma’s niet meer beschouwd als ongepast maar als verrijkend voor een zuivere en integere invulling van de eigen toezichtsrol. Corporaties richten zich steeds meer op hun kerntaak, het huisvesten van de primaire doelgroep, en hebben hun risico’s steeds scherper in beeld. Dat brengt me op een dilemma dat de laatste tijd steeds vaker langskomt tijdens de inspiratiegroepen, een ‘luxedilemma’ dat zich gestaag een weg bereidt richting de top 5: Hoe blijf ik als commissaris scherp in een situatie dat alles goed gaat en alle stakeholders tevreden (lijken te) zijn? Zelf ervaren wat een inspiratiegroep voor u kan betekenen? Kijk op de VTW site voor informatie.